Czym jest informacja prasowa i jak ją pisać?

Skąd dziennikarze zdobywają informacje na temat wydarzeń lub działań danej firmy? W jaki sposób firmy dostarczają komunikaty dziennikarzom? Odpowiedzią na to pytanie jest przeważnie informacja prasowa. To krótki, zwięzły dokument, który służy przekazaniu mediom konkretnej wiadomości – warto poznać najważniejsze informacje na ten temat.

Czym jest informacja prasowa i jak wygląda?

Informacja prasowa – zwana także komunikatem prasowym – to jedna z powszechniejszych metod komunikacji z dziennikarzami. Jednocześnie należy ona do najstarszych narzędzi stosowanych w działaniach PR. Najczęściej ma formę tekstową, ale często dołączane są do niej także zdjęcia, nagrania czy tabele. Zawiera ona informacje dotyczące działalności firmy lub o aktualnych wydarzeniach.

Forma dziennikarska, jaką jest informacja prasowa, nie ma konkretnych wytycznych co do długości. Zazwyczaj zajmuje pomiędzy 1 a 2 stronami A4 – nie jest to jednak reguła, a często możemy spotkać również informacje znacznie krótsze lub dłuższe. Dobrze napisana informacja ma podwójny efekt: ułatwia pracę dziennikarzom, a jednocześnie poprawia wizerunek firmy. Aby jednak mogła spełniać swoje funkcje, musi być odpowiednio zwięzła, zgodna ze stanem faktycznym i łatwa do wykorzystania w dalszych publikacjach.

Współcześnie, gdy dominuje marketing internetowy, firmy mają do dyspozycji szereg narzędzi promocji marki. Mimo tego informacje prasowe wciąż pozostają bardzo częstym rozwiązaniem. Co więcej, choć nazwa wskazuje na stosowanie ich głównie w publikacjach prasowych, nic nie stoi na przeszkodzie, by skorzystać z nich także w sieci – obecnie spora część informacji prasowych jest przygotowywana właśnie z myślą o internecie.

Jak napisać informację prasową?

Informacja prasowa powinna być pisana przede wszystkim tak, by zwiększyć prawdopodobieństwo publikacji. Nie jest to jednak łatwe zadanie. Wynika to głównie z faktu, że autor musi osiągnąć różne cele – trafić w wymagania dziennikarzy, przekazać istotne informacje, zaspokoić potrzeby przyszłych czytelników, a jednocześnie trzymać się zasad przekazu firmy. Istnieje jednak kilka zasad, dzięki którym napisanie dobrego i skutecznego komunikatu prasowego będzie znacznie łatwiejsze. O czym należy pamiętać?

• Dobór odpowiedniego tematu – komunikaty prasowe powinny dotyczyć ciekawych dla odbiorcy treści. Najlepiej sprawdzają się informacje o aktualnych wydarzeniach, np. ważnych zmianach w firmie czy premierach nowych produktów i usług.
• Poprawna struktura tekstu – chwytliwy nagłówek, krótki lead, rozwinięcie, opcjonalne informacje o firmie i kontakcie na końcu. Można spotkać się także z publikowaniem informacji prasowych razem z datą i miejscem, co ma znaczenie dla przyszłego weryfikowania informacji.
• Zastosowanie zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, a najmniej istotne – na jego końcu. Dzięki temu będzie można przyciągnąć uwagę czytelnika już na starcie.
• Poprawność tekstu – w komunikacie prasowym nie ma miejsca na błędy językowe. Należy mieć na uwadze, że jest to z założenia profesjonalna forma komunikacji, która wymaga trzymania się najwyższych standardów. Przed wypuszczeniem komunikatu zawsze warto kilkakrotnie sprawdzić tekst lub oddać go do dodatkowej korekty.
• Dołączenie grafik, wykresów, zdjęć lub tabel – tekst z dodatkowymi elementami graficznymi będzie znacznie ciekawszy dla odbiorcy. Takie pozycje naturalnie przyciągają wzrok czytelników, zwiększając tym samym zainteresowanie samą treścią.